Para usar ChatGPT con datos de clientes conviene trabajar con una cuenta de empresa autorizada, anonimizar antes de pegar información y seguir un semáforo de datos acordado. Una cuenta de empresa no sustituye las obligaciones del RGPD: hacen falta base jurídica, minimización y contrato de encargado del tratamiento.

Primero, qué cuenta se usa

En muchas empresas el equipo ya usa ChatGPT para redactar correos, resumir documentos o preparar propuestas. La pregunta habitual no es si usarlo, sino qué se puede pegar en él cuando la información es de un cliente. La respuesta empieza por saber qué tipo de cuenta se está usando.

Según la documentación de OpenAI, en sus servicios para particulares, como ChatGPT o Codex con una cuenta personal, el contenido puede utilizarse para entrenar sus modelos salvo que se desactive en Configuración, Controles de datos, «Mejorar el modelo para todos». Los chats temporales no se usan para entrenar mientras sigan siendo temporales. Y si alguien valora una respuesta con el pulgar, la conversación completa puede usarse para mejorar los modelos aunque la opción esté desactivada.

En las cuentas de empresa (ChatGPT Business, Enterprise y Edu) y en la API, OpenAI indica que por defecto no entrena sus modelos con los datos de entrada ni con las respuestas. La diferencia no está solo en el precio: está en quién controla los datos, quién administra los accesos y qué contrato respalda el tratamiento.

Lo que exige la protección de datos

Aun con una cuenta de empresa, el Reglamento General de Protección de Datos sigue aplicando. Si se tratan datos personales de clientes, la empresa debe tener una base para hacerlo, usar solo los datos necesarios y contar con un contrato de encargado del tratamiento con el proveedor. Antes de autorizar la herramienta conviene revisarlo con quien lleve la protección de datos.

Un semáforo de datos para el equipo

En la práctica ayuda un semáforo sencillo. En verde, lo que se puede usar sin problema: información pública, textos propios sin datos personales y ejemplos ficticios. En ámbar, lo que solo se usa con una cuenta autorizada y anonimizando: correos de clientes, presupuestos o incidencias. En rojo, lo que no se pega nunca: contraseñas, datos de salud, datos bancarios completos o información confidencial sin autorización.

Anonimizar es más fácil de lo que parece. Antes de pegar un correo, se sustituyen nombres, teléfonos, direcciones y referencias por marcadores como [CLIENTE] o [PEDIDO]. Para la mayoría de tareas, como mejorar la redacción, resumir o proponer una respuesta, el resultado es igual de útil y no expone a nadie.

Pautas escritas y práctica

Las pautas tienen que estar escritas y ser conocidas por el equipo: qué cuentas están autorizadas, qué datos van en cada color del semáforo y a quién avisar si alguien pega algo que no debía. Para empezar puedes usar nuestra plantilla gratuita de política de uso de IA y adaptarla con tu asesor.

Las normas solo funcionan si el equipo las practica. Una formación corta con ejercicios sobre vuestras propias tareas, como anonimizar un correo real o revisar una respuesta antes de enviarla, cambia más hábitos que un documento que nadie vuelve a abrir.

Referencia para ampliar

Documentación oficial sobre el uso de datos en cuentas personales, chats temporales y cuentas de empresa. Las condiciones pueden cambiar: comprueba la versión vigente antes de decidir.

OpenAI · Cómo se usan tus datos para mejorar los modelos ↗

Formación en ChatGPT para equipos ↗

Preguntas frecuentes

¿ChatGPT usa lo que escribo para entrenar sus modelos?

En las cuentas personales puede hacerlo salvo que desactives «Mejorar el modelo para todos» en los controles de datos. En las cuentas de empresa y en la API, OpenAI indica que por defecto no entrena con tus datos.

¿Basta con una cuenta de empresa para cumplir el RGPD?

No por sí sola. Hay que tener una base para tratar los datos, usar solo los necesarios, contar con un contrato de encargado del tratamiento y revisarlo con quien lleve la protección de datos.

¿Qué es lo más útil para empezar?

Acordar qué cuentas se usan, un semáforo de datos y la costumbre de anonimizar antes de pegar información de clientes.

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