Automatizar facturas sin cambiar de ERP
Vuestro equipo no debería copiar campos a mano. Preparamos cada factura con sus datos extraídos, aplicamos vuestras reglas y dejamos al equipo solo las excepciones, listas para revisar junto al documento original.
Revisar mi proceso de facturasExtracción de campos desde cualquier formato
Las facturas llegan por correo, por portal de proveedores o escaneadas en papel, cada una con su propia estructura. El flujo recoge cada documento y propone los campos que necesita vuestra administración: emisor, número, fecha, base, impuestos, total y referencias del pedido. El resultado se muestra siempre junto al original, para que la persona que revisa pueda comprobar cada dato sin buscar el PDF en otra ventana.
La evaluación se hace con una muestra representativa de vuestros documentos reales: facturas legibles, formatos poco habituales y casos incompletos. Medimos cada campo por separado, porque un buen acierto medio puede ocultar errores en datos críticos como el número o el total. Ese análisis previo forma parte de la consultoría de IA y determina si el proceso está listo o conviene ordenarlo antes.
Reglas de validación acordadas con administración
La extracción sola no basta: cada campo debe pasar las comprobaciones que hoy aplica vuestro equipo. Definimos las reglas con las personas responsables del proceso, por ejemplo que no falten campos obligatorios, que la suma de base e impuestos coincida con el total o que no exista ya un documento con la misma referencia. Son vuestras reglas, escritas y visibles, no criterios opacos de una herramienta.
Las reglas también recogen las particularidades de vuestros proveedores: formatos que exigen una comprobación extra, series de numeración distintas o impuestos especiales. Todo queda documentado para que cualquier miembro del equipo entienda por qué un documento pasa o se detiene. Nuestro método de trabajo deja estas decisiones por escrito antes de implantar nada.
Excepciones separadas, nunca registradas a ciegas
Los documentos que no superan alguna comprobación se separan y llegan al equipo con el motivo visible: importe que no cuadra, campo ausente o confianza baja en la lectura. La persona responsable decide entonces si corrige el dato, pide el documento al proveedor o lo rechaza. Este punto es innegociable: ninguna factura dudosa se registra como válida mientras siga pendiente de revisión.
Para que la revisión sea rápida, cada excepción conserva su contexto: el original, los campos propuestos y el historial de comprobaciones. Así se evita el ir y venir entre sistemas que hoy consume tanto tiempo. Podéis ver el planteamiento completo en el ejemplo de aplicación de facturas y en el artículo automatizar facturas sin cambiar de ERP, donde explicamos el proceso paso a paso.
Conector con vuestro ERP actual
Solo los casos que superan todas las comprobaciones pasan al conector con vuestro ERP. Antes de programarlo revisamos qué operaciones permite el sistema, con qué permisos y cómo evita duplicados: cada alta comprueba la referencia para no registrar dos veces el mismo documento. Si la integración directa aún no está resuelta, el piloto puede empezar con una exportación para revisión y registrar después sin perder el control.
Para valorar el piloto medimos documentos procesados, campos corregidos manualmente y tiempo dedicado a resolver excepciones, además de los fallos de integración. La comparación incluye el trabajo de revisión y mantenimiento, no solo la velocidad de extracción. Si aparecen demasiadas excepciones, reducimos el alcance a ciertos formatos o proveedores antes de ampliar. Cuando el equipo necesita criterio para usar estas herramientas, lo trabajamos en la formación para empresas, y podéis estimar el punto de partida con la hoja de diagnóstico.
Preguntas frecuentes
¿Hay que cambiar de ERP para automatizar las facturas?
No necesariamente. Primero comprobamos qué interfaces, permisos y reglas de registro ofrece vuestro ERP. Si la integración directa es viable, la preparamos; si no, el piloto puede empezar con una exportación para revisión y registrar después.
¿Qué pasa cuando la extracción no está segura de un campo?
El flujo separa el documento y lo marca como excepción con el motivo visible: campo ausente, importe que no cuadra o baja confianza. Solo una persona responsable puede aprobarlo o devolverlo al proveedor.
¿Se puede registrar una factura dudosa por error?
El diseño lo impide: ningún caso pendiente de revisión se registra como válido en el ERP. Esa condición se prueba también ante fallos, reintentos o interrupciones del flujo.
¿Cómo evitáis registrar dos veces la misma factura?
Antes de cada alta, el conector comprueba la referencia del documento en el ERP. Si ya existe, el caso se deriva a revisión en lugar de duplicarse.
¿Qué necesitáis para empezar?
Una muestra de facturas representativa, acceso a quien revisa hoy el proceso y la documentación del ERP. Con eso preparamos un alcance limitado: ciertos proveedores o formatos antes de ampliar.
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